Aktenvernichter-Kaufberatung: So wählen Sie das richtige Produkt

  • Das Wichtigste in Kürze
  • Aktenvernichter werden im Büro oder auch zu Hause zur Vernichtung vertraulicher und sensibler Daten eingesetzt.
  • Mit Aktenvernichtern lassen sich Dokumente aus Papier, inzwischen auch CDs und DVDs, bis zur Unkenntlichkeit zerkleinern und auf diese Weise dem Zugriff Unbefugter entziehen.
  • Während traditionelle Schredder das Papier in schmale Längsstreifen zerschneiden, zerlegen hochwertige Aktenvernichter wichtige Unterlagen im Kreuz- oder Partikelschnitt.
  • Die Schneidleistung der Aktenvernichter wird nach deutscher DIN-Norm in sechs Sicherheitsstufen unterteilt.

Vom Feuerkorb zum modernen Aktenvernichter

Untersuchungen des Umweltbundesamtes belegen, dass jeder Bundesbürger pro Jahr im Durchschnitt etwa 250 Kilogramm Papierware verbraucht. Einen großen Anteil daran haben Verpackungen, die bedenkenlos in Containern entsorgt werden können. Sensible Unternehmensdaten, aber auch private Dokumente wie Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Verträge, vertrauliche Briefe und CDs mit privaten Unterlagen, gehören jedoch nicht in den Abfall. Um einer missbräuchlichen Benutzung vorzubeugen, empfehlen wir, diese nur dann zu entsorgen, wenn sie zuvor bis zur Unkenntlichkeit zerkleinert wurden. Da es möglich ist, auch zerrissenes Papier zu rekonstruieren, sollte diese Aufgabe ein Aktenvernichter, auch Schredder oder Reißwolf genannt, übernehmen.

Mini Aktenvernichter

Vor der Erfindung des Reißwolfes dienten Feuerkörbe zur Aktenvernichtung. Darin wurden brisante Papiere kurzerhand verbrannt – ein Verfahren, das in Büroräumen nicht umstandslos anzuwenden ist. Abhilfe schaffte eine Erfindung des Amerikaners Abbot Augustus Low, der im Jahre 1909 seinen „waste-paper receptacle“, zu Deutsch Altpapierbehälter, zum Patent anmeldete. Mangels wirtschaftlichen Interesses wurde die Erfindung von Low jedoch nicht in ein verkäufliches Produkt umgesetzt.

Das gelang erst 1955, als der deutsche Ingenieur Adolf Ehinger einen von ihm entwickelten Aktenvernichter vorstellte. Als Vorbild diente ihm seine Pasta-Maschine: Da diese mit einer Kurbel betrieben wurde, war auch der erste Aktenvernichter auf einen manuellen Betrieb ausgelegt.

Die Funktionsweise der Aktenvernichter

Inzwischen hat sich die Technik längst von dem mit einer Kurbel betriebenen Schredder verabschiedet. Moderne Aktenvernichter setzen sich aus zwei Bestandteilen zusammen: einem elektrisch betriebenen Schneidgerät, das auf einen Auffangkorb gesetzt wird. Für den Antrieb sind üblicherweise Elektromotoren zuständig. Während hochwertige, für einen Dauereinsatz geeignete Geräte meist mit einem robusten Kettenantrieb ausgestattet sind, werden günstigere Ausführungen von Zahnrädern aus Kunststoff angetrieben. Der Dokumenten-Einzug erfolgt mittels kleiner Transport-Räder, die unter dem Einzugsschlitz montiert sind. Sie bewegen das Papier durch das Gerät, während es von scharfen Klingen, die versetzt zu den Rädern montiert sind, zerschnitten wird. Die Distanz der Räder zueinander bestimmt die Breite der Papierpartikel, die Anordnung der Klingen die Schnittart.

In Abhängigkeit vom Preis-Leistungs-Verhältnis schreddert ein Aktenvernichter zwischen 4 und 60 Blatt Papier in einem Arbeitsgang. Bei Geräten der neueren Generation sind auch Heftklammern, die bei früheren Modellen meist zu Störungen führten, kein Problem mehr.

Neben elektrischen Aktenvernichtern sind nach wie vor kleine manuelle Geräte oder Reißwölfe mit Batteriebetrieb im Angebot, die ausschließlich für den Privatgebrauch bestimmt sind. Moderne Aktenvernichter sind inzwischen günstig sowie in einer breiten Produktpalette erhältlich. Sie bereiten private Dokumente schneller, sauberer und zuverlässiger für die Entsorgung vor, als es das manuelle Zerreißen gewährleisten würde. Kriminelle und Unbefugte könnten die Dokumente rekonstruieren und mit ihnen erheblichen Schaden anrichten. Daher sollten Aktenvernichter in keinem Haushalt fehlen. Im Business-Bereich bieten sie die einzige Möglichkeit, sensible Dokumente gemäß datenschutzrechtlicher Vorschriften und Bestimmungen sicher zu entsorgen.

Sicherheit geht vor

Um Verletzungen zu vermeiden, sollten Sie während des Betriebes niemals in den Einzugsschlitz des Aktenvernichters fassen. Weitere Verletzungsrisiken bergen Krawatten, Schals, lose Kleidung und Armschmuck. Aktenvernichter, die auch CDs und Kunststoffe zerkleinern, müssen zudem mit einem Splitterschutz ausgestattet sein.

Vertikal-, Kreuz- oder Micro-Cut?

Abhängig von der Form und Größe des geschredderten Materials unterscheidet man drei Typen von Aktenvernichtern: Modelle mit Vertikalschnitt, Kreuzschnitt und Micro-Cut.

Vertikalschnitt

Die einfachste und kostengünstigste Variante sind Papier-Schredder mit einem vertikalen Schnittbild, dem sogenannten Streifenschnitt. Sie zerteilen die Dokumente in schmale Papierstreifen mit einer Breite von zwei bis zwölf Millimetern sowie einer beliebigen Länge. Sie sind zwar besonders einfach in ihrer Handhabung und zudem leiser als andere Reißwolf-Typen, dafür fehlen ihnen jedoch wichtige Sicherheitsstandards. Am besten eignen sich diese Aktenvernichter zur gelegentlichen Nutzung im privaten Bereich.

Kreuzschnitt

Papierfetzen in Behälter

Aktenvernichter, die mit einem Kreuz- oder Partikelschnitt ausgestattet sind, fügen dem vertikalen einen zweiten, horizontalen Schnitt hinzu. Damit gewährleisten sie die vollständige Vernichtung sensibler Unterlagen und genügen einem höheren Sicherheitsstandard. Besonders hochwertige Modelle machen auch vor CDs, DVDs und Kreditkarten nicht Halt. Zwar benötigen sie einen breiteren Einzugsschlitz als Häcksler, die nur für das Schreddern von Papier gedacht sind, dafür beanspruchen die Partikel ein geringeres Volumen im Auffangkorb.

Das Papierstau-Risiko und der Wartungsaufwand sind hier sehr gering. Allerdings ist der Geräuschpegel höher als bei Vertikalschnitt-Varianten. Darüber hinaus lassen sich geringere Papiermengen in einem Arbeitsgang bearbeiten. Nach dem Dauerbetrieb sind längere Abkühlungsphase erforderlich.

Micro-Cut

Eine Sonderform der Aktenvernichter mit Partikelschnitt sind Geräte, die mit dem sogenannten Micro-Cut arbeiten. Sie besitzen einen zusätzlichen De-Integrator oder Granulierer, der die eingeführten Dokumente in kleinste Partikel zerlegt. Andere Aktenvernichter benutzen ein scharfes Hammerwalzwerk, welches das zu vernichtende Material durch ein robustes Drahtsieb presst. Diese kostspieligen Modelle genügen höchsten Sicherheitsanforderungen und finden unter anderem bei Regierungen oder auch beim Militär Verwendung.

Welcher Schredder zu welchem Zweck?

Beim Kauf eines Aktenvernichters sind Schnittformat, Schneidleistung, Arbeitsgeschwindigkeit, aufzuwendende Kosten, Kapazität und Sicherheitsvorkehrungen wichtige Auswahlkriterien. Aber auch der Geräuschpegel, den das Gerät bei der Inbetriebnahme verursacht, das Volumen des Auffangkorbes, der Bedienkomfort und die Wartungsansprüche verdienen sorgfältiges Augenmerk. Das gilt auch für die Schnitt-Qualität: Die einzelnen Papierschnipsel müssen akkurat voneinander getrennt werden, damit keine Möglichkeit zur Rekonstruktion des Material besteht. Die Gewichtung der Parameter hängt in starkem Maße von den individuellen Nutzungsansprüchen ab.

Aktenvernichter für die gelegentliche Nutzung im Privatbereich

Für die gelegentliche, private Nutzung ist ein einfacher Vertikal-Schredder völlig ausreichend. Da das Gerät nur einige Seiten Papier im Monat zerkleinern soll, fallen Schneidleistung, -geschwindigkeit und -kapazität nur sekundär ins Gewicht. Eine Schneidleistung von fünf Blättern pro Arbeitsgang und eine Geschwindigkeit von 40 Blättern pro Minute werden dem Bedarf gerecht. Bei den Angaben zur Sicherheitsausstattung und zum Energieverbrauch sollten Käufer jedoch genauer hinschauen: Gute, einfache Reißwölfe haben eine Leistungsaufnahme von etwas mehr als einem Watt und verbrauchen etwa zehn Kilowattstunden im Jahr. Die Abmessungen dieser Basic-Geräte liegen bei circa 20 x 20 x 35 Zentimetern, ihr Gewicht beträgt etwa 2,5 bis 4 Kilogramm.

Einfache Schredder sind bereits zu Preisen zwischen 25 und 35 Euro erhältlich. Noch günstiger sind manuelle Aktenvernichter sowie Modelle ohne Auffangkorb, die auf einen bereits vorhandenen Papierkorb aufgelegt werden (weniger als 20 Euro).

Worauf bezieht sich die Schneidleistung?

Die von den Herstellern angegebenen Schneidleistungen beziehen sich auf Papier mit einer Grammatur von 70 Gramm pro Quadratmeter. Bei der Verwendung von handelsüblichem Drucker-Papier mit einem Gewicht von 80 Gramm pro Quadratmeter fallen sie entsprechend geringer aus.

Leistungsfähige Aktenvernichter für Büro und das Home-Office

Schredder für den täglichen Gebrauch sowie zur professionellen Nutzung benötigen grundsätzlich mehr Schneidleistung. Schließlich sollen sie in kürzester Zeit große Dokumentenmengen zerkleinern. Hierzu empfehlen wir einen Kreuzschnitt- und Partikel-Schneider mit entsprechenden Leistungsparametern. Diese Geräte bewältigen bis 60 Blätter Papier in einem Arbeitsgang.

Die Kehrseite der Medaille: Eine hohe Schneidleistung geht stets zu Lasten der Arbeitsgeschwindigkeit. Während ein Aktenvernichter mit einer Schneidleistung von 60 Blättern lediglich eine Durchschnittsgeschwindigkeit von 11 Blättern pro Minute erreicht, erzielen Geräte, die nur elf Blätter in einem Arbeitsgang schreddern, eine Geschwindigkeit von bis zu 75 Blättern pro Minute. Im Zusammenhang mit der Arbeitsgeschwindigkeit des Aktenvernichters verdient auch seine Regenerationszeit Beachtung. Sie bezeichnet den Zeitraum, den das Gerät nach einem Arbeitsgang zum Abkühlen benötigt, bevor es wieder einsatzbereit ist. Die Regenerationszeit liegt bei Aktenvernichtern dieser Kategorie zwischen 20 und 60 Minuten.

CD in Aktenvernichter

Wenn Sie auch CDs, DVDs und Magnetkarten vernichten möchten, muss das in Betracht kommende Gerät hierfür ausdrücklich ausgestattet sein. Eine Platzierung des Aktenvernichters in Büro- und Wohnräumen erfordert zudem einen möglichst leisen Betrieb. Die Betriebsgeräusche der Häcksler werden von den Herstellern in Dezibel angegeben. Genaues Hinschauen lohnt sich, denn die Spanne der Pegel liegt zwischen 55 und 73 Dezibel.

Leistungsstarke Aktenvernichter, die auch einer Dauerbelastung standhalten, haben eine Größe von rund 55 x 40 x 38 Zentimetern und wiegen bis zu 15 Kilogramm. Ihre Leistungsaufnahme liegt im Normalbetrieb zwischen 120 und 175 Watt, der durchschnittliche Energieverbrauch bei 19 Kilowattstunden pro Jahr. Im Idealfall gehört ein großzügiger Auffangbehälter zur Ausstattung, um zu häufiges Leeren zu vermeiden. Sein Volumen sollte mindestens 20 Liter betragen. Aktenvernichter dieses Typs schlagen je nach Ausstattung mit Preisen zwischen 60 bis 200 Euro zu Buche.

Aktenvernichter mit Micro-Cut für hochbrisante Dokumente

In diese Kategorie befinden sich die High Ender unter den Aktenvernichtern. Sie genügen der Sicherheitsstufe 7 (Näheres dazu im Kapitel zu den Sicherheitsstufen) und finden vorwiegend in Ministerien, beim Militär und weiteren sensiblen Einrichtungen Verwendung. Neben Papier akzeptieren sie auch Magnetkarten, CDs und Filme. Ihre Schneidleistung ist mit etwa 10 Blatt Papier eher durchschnittlich, dafür häckseln sie die Dokumente mikroskopisch klein.

Die Geräte besitzen eine automatische Metallerkennung. Die Preisspanne für diese Hochleistungsgeräte beginnt bei etwa 800 Euro und ist nach oben unbegrenzt. Ein Aktenvernichter, der auch Festplatten zuverlässig zerstört, kostet bis zu 40.000 Euro.

Praktische Zusatzfunktionen

Über die erläuterten Parameter hinaus ergibt sich der Wert eines Schredders erst durch seine funktionale Ausstattung, die wir im Folgenden näher beleuchten.

Rücklauf

Papier wird geschreddert

Die einfachste Möglichkeit zur Beseitigung einer Papierstaus ist die Rücklauf-Funktion. Ein Papierstau entsteht etwa im Falle eines überfüllten Auffangbehälters oder dann, wenn zu viel Papier eingeführt wird. Der Rückwärtsgang befördert die verhakten Blätter wieder durch den Eingabeschlitz nach oben, wodurch der Paper-Jam in der Regel beseitigt ist. Wichtig ist, dass sich das Papier danach ohne großen Kraftaufwand wieder aus dem Gerät entnehmen lässt.

Aktenvernichter höherer Preisklassen besitzen eine automatische Papierstau-Beseitigung. Sie klärt den Stau selbstständig und sorgt dafür, dass das Papier im Anschluss sorgfältig gehäckselt wird. Bei einigen Geräten reagiert diese Automatik jedoch zu sensibel auf Eselsohren.

Energiesparfunktionen

Der Energiesparfunktion versetzt den Aktenvernichter nach wenigen Minuten ohne Betrieb in den Standby-Modus, in dem er je nach Modell nur sehr wenig beziehungsweise gar keine Energie benötigt. Bei dem Versetzen des Schredders in den Aktivierungsmodus benötigt er einige Sekunden, bis er wieder betriebsbereit ist.

Weitere wichtige Funktionen und Parameter:

  • Überhitzungsschutz
  • Kindersicherung
  • Berührungssensoren mit Abschaltautomatik, die den Betrieb stoppen, wenn Fremdkörper in den Einführschlitz geraten
  • Länge und Breite der Zuführöffnung zum Verarbeiten unterschiedlicher Papierformate
  • Fußrollen für einfachen Transport
  • Griffmulden zum Ablegen von Büroklammern

Sicherheitsstufen für verschiedene Schnittformate

Um die Schnittleistung von Aktenvernichtern sachgerecht einschätzen zu können, bedarf es eines Blickes auf die relevanten Sicherheits- und Datenschutz-Standards. Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung aus dem Jahr 2018 greifen in Deutschland folgende Sicherheitsstufen nach DIN 32757 für Schredder-Geräte:

Dokumente aus Papier:

  • P1: Streifen mit einer maximalen Breite von 12 Millimetern
  • P2: Streifen mit einer maximalen Breite von 6 Millimetern
  • P3: Streifen mit einer maximalen Breite von 2 Millimetern
  • P4: Partikel mit einer Fläche bis zu 160 Quadratmillimetern (ab P4 sind keine Streifen zulässig)
  • P5 und P6: Partikel mit einer Fläche bis zu 30 Quadratmillimetern und einer Breite von 2 Millimetern
  • P7: Partikelgröße von fünf Quadratmillimetern ohne jegliche Toleranz

Optische Datenträger wie CD und DVD:

  • O1: Partikelgröße bis zu 2.000 Quadratmillimeter
  • O2: Partikelgröße bis zu 800 Quadratmillimeter
  • O3: Partikelgröße bis zu 160 Quadratmillimeter
  • O4: Partikelgröße bis zu 30 Quadratmillimeter
  • O5: Partikelgröße bis zu 10 Quadratmillimeter
  • O6: Partikelgröße bis zu 0,5 Quadratmillimeter
  • O7: Partikelgröße bis zu 0,2 Quadratmillimeter

Weitere Standards determinieren die Partikelgrößen für das Schreddern von Filmen, magnetischen Datenträgern wie Ausweisen, Kreditkarten und Festplatten, sowie elektronischen Datenträgern.

So läuft der Aktenvernichter wie geschmiert

Selbst häufig genutzte Aktenvernichter stellen an die Wartung und Pflege keine großen Ansprüche. Die wichtigste Maßnahme sind das regelmäßige Entleeren und Säubern des Auffangkorbes. Sobald dieser zu voll wird, sind unangenehme Papierstaus und Funktionsstörungen die Folge. Zur Beseitigung des feinen Papierstaubes empfiehlt es sich, den Auffangkorb gelegentlich mit lauwarmem, klarem Wasser auszuwischen. So können keine Staubpartikel ins Schneidwerk gelangen und es mit der Zeit schädigen.

Essenziell ist das regelmäßige Ölen der Schneidwalzen unter dem Einführschlitz. Das ist besonders bei empfindlichen Aktenvernichtern mit Partikelschnitt wichtig und hält ihre Leistungsfähigkeit auf einem gleichbleibenden Niveau. Vernachlässigen Sie das Ölen, arbeitet der Schredder binnen weniger Tage langsamer und schwerfälliger, der Geräuschpegel steigt merklich und Papierstaus häufen sich. Bei einigen Aktenvernichtern erlischt in diesem Fall sogar die Herstellergarantie. Während es bei nur gelegentlichem Gebrauch ausreichend ist, den Aktenvernichter einmal monatlich zu ölen, sollten Sie Geräte im Dauerbetrieb täglich warten.

Das für die Wartung benötigte Maschinenöl ist bei den meisten Modellen im Lieferumfang enthalten. Daneben können Sie auch Sprüh- und Flaschen-Öle sowie Öl-Papier benutzen. Das Öl geben Sie direkt auf die Schneidwalzen. Alternativ tragen Sie es in Linien auf ein Blatt Papier auf, das anschließend in das Gerät eingeführt und geschreddert wird. Auch die praktischen Ölpapiere laufen einfach durch das Gerät, werden zerkleinert und ölen dabei das Schneidwerk.

Vorsicht: Spezial-Öl ist gefragt

Für eine reibungslose Funktion und lange Lebensdauer des Schredders ist es wichtig, dass Sie ausschließlich Spezial-Öl für Aktenvernichter verwenden, welches das empfindliche Schneidwerk vor Papierstaub schützt.

Weiterführende Testberichte

Achtung: Hierbei handelt es sich um einen Aktenvernichter-Vergleich. Wir haben die vorgestellten Produkte keinem Test unterzogen.

Tester der Stiftung Warentest stellten im April 2016 Aktenvernichter auf den Prüfstand und nahmen diese gemeinsam mit britischen Test-Experten eingehend unter die Lupe. Zu den Testkriterien gehörten die Datensicherheit, die Schneidleistung, die Sicherheitsvorkehrungen, der Bedienkomfort und die funktionale Ausstattung der Geräte. Der Aktenvernichter Powershred 62MC des US-amerikanischen Herstellers Fellowes ging aus diesem Test als Testsieger hervor. Der Micro-Cut-Shredder arbeitet entsprechend der Sicherheitsstufe P4, kann bis zu zehn Blätter Papier in einem Arbeitsgang bewältigen, läuft mit einer hohen Schnittgeschwindigkeit von durchschnittlich 58 Blättern pro Minute und besitzt einen Auffangbehälter mit einem Volumen von 19 Litern. Dieser ist mit einem Sichtfenster und LED-Füllstandsanzeige ausgestattet. Im Test überzeugte das Gerät durch seine Datensicherheit, die auch höchsten Ansprüchen genügt. Großen Einfluss auf das Testurteil hatte weiterhin die hohe Anwendersicherheit des Aktenvernichters, der mit einer Kindersicherung ausgestattet ist.

Der Fellowes Powershred 62MC ist mit Abmessungen von 47 x 34 x 24 Zentimetern und einem Gewicht von 9,45 Kilogramm ein kompaktes und handliches Gerät, das zum Schreddern von Papier und Magnetkarten geeignet ist. Seine gute Schnittqualität fand ihren Niederschlag in einer Testnote von 1,8. Aber auch ein Testsieger hat kleine Schattenseiten. Im Test wurden eine vergleichsweise lange Aufwärmzeit von 60 Minuten sowie das Fehlen von Berührungssensor und automatischem Papiereinzug bemängelt. Die Tester vermerkten zudem negativ, dass Papier und der Kunststoff von Magnetkarten in einem Auffangbehälter landen. Eine sachgemäße Mülltrennung sei so nahezu unmöglich.

Der Testsieger wird für weniger als 200 Euro auch in Deutschland günstig angeboten und ist zum professionellen Einsatz wie zu privater Nutzung verwendbar.